Delegování práce je nutností úspěšného podniku – přinášíme 6 tipů, jak ho efektivně vykonávat
Jednou z devíz úspěšného podniku je schopnost manažera dobře delegovat
práci. Touha dělat vše sám a mít nad firmou absolutní kontrolu svědčí nejen o
nerealistických představách o vlastních schopnostech, ale především brzdí
potřebný rozvoj firmy. Díky delegování práce se podnikatel či manažer naopak
soustředí na činnosti, které může vykonávat pouze on, přičemž efektivně využívá
čas i kapacitu své společnosti. V následujících šesti tipech blíže
představujeme, jak práci delegovat co nejefektivněji.
Pořádek v úkolech
Jakmile podnikatele či manažera začnou
omezovat úkoly s nižší prioritou na úkor klíčových rozhodnutí či
strategického rozvoje podniku, nastává nejvyšší čas, kdy by měl předat část své
práce zaměstnancům. Může se jednat o rutinní práce či úkoly, které zvládne i
někdo jiný, drobná rozhodnutí vyplývající z předchozích zkušeností, řešení
opakujících se problémů nebo činnosti, jež mohou obohatit stereotypní náplň
práce či rozvíjet schopnosti zaměstnance. Pořádek v úkolech je proto
klíčový. „Zároveň je ale potřeba mít na
paměti, že by manažer neměl delegovat úkoly, které se mu jednoduše nechce
dělat. Čas od času se to může stát, pokud by se to ovšem mělo dít dlouhodobě,
zaměstnance to spíše znechutí. Správné delegování spočívá v přidělení
náročnějších úkolů, které zaměstnance motivují k lepšímu výkonu a rozvíjejí
jejich schopnosti,“ radí Jiří Jemelka, ředitel společnosti J.I.P. pro
firmy, jež působí na poli revitalizace zejména středně velkých podniků.
Kdo to udělá?
Po stanovení úkolů, které je možné
delegovat, přichází řada na výběr správného pracovníka. Zde se projeví, jak
dobře zná manažer svůj tým. Ne každý zaměstnanec se totiž hodí na všechny typy
úkolů. Klíčových faktorů přitom může být spousta, od charakterových vlastností
až po zájmy člověka. Pokud se například jedná o vylepšení obrazu firmy na
sociálních sítích, je dobré obrátit se na člověka, pro něhož toto prostředí
není cizí. S tím se pojí další nepsané pravidlo – úkoly by měly být
delegovány na ty zaměstnance, kteří práci dovedou udělat stejně kvalitně a
rychle (či dokonce rychleji) jako sám manažer. Pokud se jim to však zpočátku
nedaří, není to ještě důvod k tomu, aby manažer udělal práci raději sám. On
totiž danou problematiku často zná více do hloubky, což mu dopřává značnou
výhodu. Je proto potřeba, aby byl řídící pracovník zpočátku trpělivý a dal
členům svého týmu dostatečný prostor pro realizaci daného úkolu. Namísto
aktivního zasahování do jeho zpracování se naopak může věnovat vlastní agendě.
Klíčová je důvěra
Kromě dostatečné volnosti dané
zaměstnancům je naprosto zásadní také důvěra. Podle Jiřího Jemelky je právě ta alfou
a omegou celého procesu delegování práce. Kromě ulehčení podnikateli či manažerovi
je totiž klíčový i psychologický prvek směrem k zaměstnancům. Pokud ucítí
důvěru ze strany svého nadřízeného, že mohou ovlivnit chod věcí ve firmě,
zlepší to nejen vztahy na pracovišti, ale též loajalitu zaměstnanců a jejich
chuť do práce. Ta se pak může projevit novými nápady či přístupy, které využijí
při zpracování delegovaného úkolu. Takový rozvoj zaměstnanců pak podnik posouvá
vpřed a zároveň v pracovnících objevuje nové schopnosti a kvality.
Zaměření na výsledky namísto postupů
Při samotném delegování úkolu je dobré
nepodcenit jeho zadání. Zatímco manažer nebo podnikatel zná danou činnost do
posledního detailu, zaměstnanec o ní často slyší úplně poprvé. Zadání by pro
něj tedy mělo být dostatečně jasné, zároveň není na škodu ujištění, zda všemu
porozuměl. Naopak určitě by součástí zadání neměl být přesný postup, jak úkol
vykonat. Nejen, že se jedná o znak snížené důvěry k podřízenému, klíčem u
delegování úkolů je totiž snaha o to, aby každý pracovník na řešení přišel sám.
Vykoná tak zpravidla lepší práci, která mu navíc přinese i větší uspokojení.
Zaměstnanci se zároveň mohou lišit ve způsobech, jak daného cíle dosáhnout. Pro
manažera je tak u delegování úkolu nutné zaměřit se spíše na výsledky než na
dílčí postupy. Pracovníkovi by měl být sdělen i kontext, tedy smysl a důvody,
proč by měl být úkol vykonán. V neposlední řadě hraje důležitou roli
rovněž stanovení termínu, do kdy má být úkol splněn. Spolu s tím
doporučují odborníci i určení průběžných cílů, které zajistí průběžnou kontrolu
plnění úkolu a případně nasměrování zaměstnance.
Pozor na delegování vzhůru
Při zadávání úkolu by měl manažer
pracovníkovi sdělit, aby se na něj obracel pouze v případě, narazí-li na
nějaký problém. Pokud bude plnit časový plán či rozpočet, nemusí aktivně nic
hlásit. Zadavatel tak může počítat s tím, že vše probíhá v pořádku.
V případě, že ovšem problém nastane, měl by se manažer či podnikatel do
jeho řešení vkládat co nejméně a vyhnout se takzvanému delegování vzhůru,
kdy se zaměstnanec z nějakého důvodu snaží přenechat rozhodnutí na svém
nadřízeném. „Podstatou klasického
delegování práce je uvolnění času manažera pro úkoly, které může dělat jen on
sám. Pokud se tedy objeví problém, měl by svého podřízeného směrovat
k jeho vyřešení, například požadavkem na návrh dalšího postupu. Rozhodně
by se neměl pouštět do dopracování úkolu, který delegoval na někoho jiného.
Vyřešení problému či stanovení klíčového rozhodnutí totiž bývá pro zaměstnance
největším přínosem,“ doplňuje Jiří Jemelka.
Důležitost odměny
Pokud je delegovaný úkol doveden do
konce, měla by pro konkrétního pracovníka následovat náležitá odměna. Ta se
odvíjí od složitosti úlohy, jejího charakteru nebo kvality či rychlosti
zpracování. Absolutním minimem by však mělo být poděkování a pochvala. Manažer
rozhodně nemůže jako hlavní odměnu pro zaměstnance brát skutečnost, že si
rozšířil obzory, získal nové zkušenosti a obohatil svoji pracovní náplň. Kromě
vlídných slov tak mohou na adresu pracovníka mířit různé finanční či nefinanční
benefity.
Tento příspěvek poskytuje marketingový specialista, odborník na růst a rozvoj firem, podnikatel, školitel, lektor a kouč v oblastech management, prodej, marketing a finance – Ing. Bc. Jiří Jemelka, zakladatel společnosti J.I.P. pro firmy s.r.o. zaměřené na zvyšování produktivity v obchodních i výrobních firmách (www.jip-pf.cz), provozovatel specializovaného webu www.restrukturalizace.cz a marketingového poradenství na www.btci.cz. Vystudoval VŠB-TU Ostrava, obor Management a Ekonomika, dálkově studoval na Impac University, USA, Florida 2005, studijní obor: Operations Organization.
10 let se Jiří Jemelka věnuje podnikovému a marketingovému poradenství, rozvoji, revitalizaci a restrukturalizaci firem, a vzdělávání podnikatelů, manažerů, marketingových pracovníků a obchodníků. V roce 2011 byla úspěšnost projektů na úrovni 80%. V roce 2013 vydal knihu o obchodování: Prodej, dřina nebo hra – více na: www.grada.cz Na tomto místě je Vám k dispozici se svými názory, které souvisí s podnikáním, managementem, marketingem a prodejem. Pokud řešíte složité otázky v oblasti provozu Vašeho podniku, personalistiky, financí, marketingové strategie či výkonnosti prodejního týmu a zajímal by Vás názor experta na podnikatelské, manažerské a marketingové poradenství, zvyšování tržeb a čistého zisku, neváhejte se na nás obrátit s Vaší otázkou a zjistíte, že na oplátku získáte informace, které jsou o reálném světě, rychlé aplikaci, stimulaci k výkonům, výsledkově zaměřené, nikoliv teoretické a hlavně – ziskotvorné. Pište na email: jiri.jemelka@jip-pf.cz, volejte na: 603995052.
Poslední zprávy z rubriky Okénko pro podnikatele:
Přečtěte si také:
Prezentace
28.03.2024 5 kroků pro pravidelnou údržbu vaší motorové pily
27.03.2024 I elektrická koloběžka musí mít povinné ručení
Okénko investora
Olívia Lacenová, Wonderinterest Trading Ltd.
Revoluce v umělé inteligenci: Nový superčip společnosti Nvidia může změnit svět
Jiří Cimpel, Cimpel & Partneři
Kdy a komu se vyplatí využít DIP (dlouhodobý investiční produkt)
Mgr. Timur Barotov, BHS
Michal Brothánek, AVANT IS
SPILBERK investiční fond SICAV, a.s. se mění k lepšímu aneb Co přinesla Valná hromada
Miroslav Novák, AKCENTA CZ
ČNB pokračuje ve snižování sazeb, proinflačním rizikem slabší koruna
Ali Daylami, BITmarkets
Bitcoin stanovil nové historické maximum – Je už na nákup pozdě?
Petr Lajsek, Purple Trading
Slabá koruna prodraží dovolenou. Kolik si kde letos připlatíme?
Jakub Petruška, Zlaťáky.cz